Documenti elettronici e cartacei più sostenibili

Gli esperti del settore indicano che il 44% di tutta la corrispondenza non richiesta finisce nella spazzatura senza essere aperta o letta. Nel 2009 ogni abitante degli Stati Uniti riceverà quasi 560 lettere non desiderate, che ammontano a 4,5 milioni di tonnellate di posta sgradita in un solo anno. Inoltre, circa il 40% dei rifiuti solidi nelle discariche è costituito da carta e cartone. Entro il 2010, questa percentuale salirà al 48%.
Queste proiezioni sono molto emblematiche,ed è per questo che molte aziende ed istituzioni, ad esempio le banche, promuovono l’impiego di misure preventive quali documenti e fatture elettronici come alternative “ecocompatibili” per i clienti. Inizialmente può sembrare sensato inviare un documento tramite e-mail invece di stamparlo e spedirlo, riducendo il numero di documenti cartacei e il costo effettivo della stampa. Inoltre, un messaggio elettronico ha un ciclo di creazione relativamente semplice dai dati fino all’implementazione.  
Tuttavia occorre chiedersi quale sia l’impatto ambientale prodotto dai siti web che promuovono la posta elettronica per salvare gli alberi. Potrebbe infatti trattarsi di un caso di “green washing”, ossia quando le aziende spendono più energie a parlare di sostenibilità invece di metterla realmente in pratica davvero. La verità è che i messaggi elettronici risparmiano la carta ma hanno comunque un impatto negativo sull’ambiente. È necessario considerare l’intero ciclo di vita di un messaggio elettronico dall’impianto di fabbricazione dei chip al silicio, passando ai data center tramite e-mail fino alla cosiddetta “spazzatura elettronica”.  

[tit:Confronto tra cartaceo ed elettronico]
La buona notizia è che i documenti elettronici stanno diventando sempre più sostenibili in ogni data center. Le innovazioni quali le fonti di energia rinnovabili, la virtualizzazione dei server e i programmi di recupero della spazzatura elettronica stanno riducendo progressivamente l'impatto ambientale dei documenti elettronici. Allo stesso tempo, anche i documenti cartacei stanno diventando sempre più sostenibili in ogni reparto stampa. Le nuove applicazioni, quali le stampanti a inchiostro a minore impiego energetico, la carta ecocompatibile e i sistemi di ottimizzazione della posta, incrementano l’efficienza della gestione della corrispondenza e riducono i rifiuti a ogni livello.
I consumatori interessati alle opzioni sostenibili necessitano di informazioni che permettano di mettere a confronto le possibilità, così come nei fast food viene mostrato il contenuto calorico dei cibi per una scelta consapevole. Se le aziende e i consumatori conoscessero meglio i veri costi ambientali dei documenti che inviano e ricevono, potrebbero prendere una decisione più cosciente per ridurre l'impatto ambientale.

[tit:Stampanti migliori]
Di solito, l’aspetto meno efficiente delle stampanti riguardava il riscaldamento della pagina per fonderci il toner, procedimento che comprendeva il riscaldamento anche dello spazio bianco non utilizzato intorno al testo del documento. Attualmente esistono stampanti che impiegano meno energia, perché asciugano la carta solo per la quantità di inchiostro effettivamente utilizzato; un ulteriore passo avanti in questo settore.   Oltre all’energia, i reparti stampa possono impiegare carta riciclata, leggera o da cellulosa meccanica, che impiegano metà alberi rispetto alla carta tradizionale. È importante utilizzare sempre carta dotata di una certificazione Chain of Custody, che garantisce la provenienza da foreste sostenibili.   Anche la corrispondenza ha un significativo impatto ambientale e può essere ottimizzata mediante un processo di “pulizia e deduplica degli indirizzi” per ridurre i rinvii al mittente e uno smistamento che unisce i documenti diretti allo stesso indirizzo, e anche l'impiego innovativo di buste riutilizzabili.  
Gli inserti pubblicitari, spesso allegati ai documenti transazionali, sono sempre più sostituiti da materiale promozionale stampato direttamente sullo spazio bianco del documento.  Questa tecnica, definita “onsert”, riduce la quantità di carta spedita per documento, abbassandone in modo consistente l’impatto ambientale. Vi è poi il TransPromo che permette di inserire messaggi promozionali altamente personalizzati - che seguono i comportamenti di acquisto del cliente – all’interno di documenti transazionali come estratti conto e fatture.  
TransPromo è una strategia di marketing per creare estratti conto più affidabili offendo una maggiore pertinenza e una comunicazione più mirata, producendo al contempo meno rifiuti. In un nostro recente test pilota, la quantità di carta utilizzata per ogni documento con inserti è stata ridotta del 40% o di 10 tonnellate ogni milione di documenti.  TransPromo riduce anche i rifiuti tecnologici perché stampa lo sfondo del documento e il materiale promozionale on demand. Inoltre gli “onsert” cominciano a cambiare l'atteggiamento del cliente, perché rendono la posta più degna di essere letta, con un conseguente aumento di risposta per l'azienda.
In conclusione, insieme ai consumatori anche il settore sta cambiando le abitudini. Tuttavia non tutte le scelte che riteniamo "ecologiche" lo sono davvero. Le aziende odierne devono analizzare l’intera catena di sostenibilità per fare in modo che l’ecologia non sia solo una questione di marketing, quanto un impegno per fare la differenza in modo duraturo e sostenibile.

di Joe Czyszczewski – responsabile della sostenibilità InfoPrint Solutions Company

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